Göfast sparar tid och minskar arbetsbelastningen med RPA

Ett stort inflöde av arbetsorder skapade tidskrävande administration hos Göfast Gruppen. Genom Vipetechs lösning med Robot Process Automation har processen automatiserats, vilket sparar tid och minskar den manuella belastningen.

FLER ORDER PÅ KORTARE TID

För att hantera sina ramavtal och tillhörande projekt använder Göfast Gruppen det digitala arbetsordersystemet Next project. Här organiseras projekt i olika nivåer, från övergripande projekt till arbetsorder och enskilda arbetsuppgifter som följs upp och administreras löpande.

– Med en API-kopplad robot till Next project kan användarna hantera fler order på kortare tid, utan att riskera manuella fel. Resultatet blir ett skalbart orderflöde som frigör tid för det som verkligen skapar affärsvärde, förklarar Kristian Eng Senior Solution Expert på Aceve.

UTMANING: TIDSKRÄVANDE OCH REPETITIV HANTERING AV ARBETSORDER

Göfast Gruppen tar dagligen emot ett stort antal arbetsorder, ofta mellan 30 och 70. Tidigare innebar detta ett omfattande manuellt arbete där varje beställning behövde registreras, kopplas till rätt projekt och fördelas vidare i organisationen. Processen var både tidskrävande och repetitiv, vilket gjorde den särskilt lämpad för automatisering.

LÖSNING: RPA-AUTOMATION MED VIPETECH

Tillsammans med Vipetech implementerade Göfast Gruppen en RPA-lösning, Robot Process Automation, som automatiserar hanteringen av inkommande arbetsorder. För kunder som använder systemet FAST 2 skapas arbetsorder direkt i kundens system och skickas vidare till en portal.

Där tar roboten vid. Den läser in beställningarna, identifierar rätt projekt i Next project och registrerar arbetsorderna automatiskt. Därefter placeras de i en orderpool där hantverkare i fält enkelt kan plocka upp sina uppgifter via mobiltelefon. Processen körs schemalagt varje timme och säkerställer ett kontinuerligt och effektivt flöde.

RESULTAT: TIDSBESPARING OCH MINSKAD ARBETSBELASTNING

Automationen har haft en tydlig effekt på verksamheten.

– Det är en ganska enformig process och därför passar den väldigt bra för en RPA-robot. Jag är ensam ansvarig för att lägga upp beställningar och vi får upp till 70 arbetsorder per dag i snitt. Med automation sparar vi mycket tid och minskar arbetsbelastningen avsevärt. I vissa fall behöver man gå in manuellt om roboten stöter på något den inte kan hantera, men det är sällsynt, säger Kristel Bergstrand, administrativ koordinator på Göfast Gruppen.

Roboten bidrar även i senare delar av processen:

– Utöver att hantera inkommande arbetsorder markerar roboten dem som klara efter fakturering. Den kan också hantera och justera dokument som följer med beställningarna. Det sparar oss ytterligare tid. Den stora vinsten är just tiden, men också att arbetet kan pågå även när jag inte är på plats.

EN STABIL GRUND FÖR FORTSATT DIGITALISERING

NEXT project är ett molnbaserat verktyg som hjälper företag att effektivisera arbetsorderhantering, minska administration och få bättre kontroll över planering och uppföljning. Genom Vipetechs lösning för intelligent automation har Göfast Gruppen kunnat ta nästa steg i sin digitalisering.

Vipetech erbjuder lösningar som integrerar och automatiserar affärsprocesser, där orderhantering är ett tydligt exempel på hur företag kan skapa effektiva och skalbara flöden.

FRAMTID: FLER AUTOMATISERADE PROCESSER

Samarbetet med Vipetech har lagt grunden för planer på fortsatt utveckling och automatisering.

– Vipetech är väldigt professionella och kunniga. Implementeringen skedde stegvis och vi är nöjda med resultatet. Ibland kan lösningen upplevas som att den inte fungerar som förväntat, men det beror oftast på att man har avvikit från den struktur man satt upp. Det är viktigt att vara tydlig med vad roboten ska göra, säger Kristel Bergstrand.

Hon skickar också med ett råd till andra som funderar på att automatisera:

– Börja med att skapa en tydlig struktur i era processer. Se över behoven och ge sedan roboten exakta instruktioner. Då får man ut störst värde av automationen.

KORT OM GÖFAST GRUPPEN

Göfast Gruppen AB är ett svenskt bygg- och serviceföretag med huvudkontor i Göteborg. Företaget erbjuder ett brett utbud av tjänster inom byggservice, installation och fastighetsrelaterade arbeten. Sedan starten i slutet av 1980-talet har verksamheten vuxit till att bli en pålitlig partner för både offentliga och privata kunder i Västra Götaland. Idag är Göfast Gruppen moderbolag i en koncern med sex bolag och en del av Tången Industrikapital.